Pengertian Memo: Contoh, Tujuan, Ciri, Cara Menulis, Struktur, Tidak Resmi – Memo merupakan sebuah surat yang berbentuk sangat singkat, padat dan jelas yang diberikan kepasa seseorang dengan tujuan tertentu.

Secara penggunaannya memo dibagi menjadi dua bagian, yaitu memo resmi dan memo tidak resmi. Dan masing-masing bagian ini memiliki perbedaan yang cukup mencolok antara satu dengan yang lain. Entah dari cara penulisannya, tujuannya ditulisnya bahkan dari cara penyampaiannya.

Pengertian Memo

Memo ialah suatu tulisan singkat, jelas dan padat tentunya mudah dipahami yang ditujukan kepada seseorang bersifat informal biasanya penulisannya tidak lebih dari 10 “sepuluh” baris, penulisannya bisa diketik ataupun dengan tulisan tangan.

Seseorang menuliskan memo dengan beberapa tujuan. Dan pada umumnya memo digunakan untuk memberikan sebuah arahan, permintaan atau pemberitahuan. Selain itu juga sering digunakan oleh seseorang untuk memerintah seorang yang memiliki pangkat dibawahnya. (menyuruh bawahan)

Jenis-jenis Memo

Berdasarkan penggunaannya memo dibedakan menjadi dua bagian, yaitu memo resmi dan memo tidak resmi. Dan setiap jenis memo ini memiliki perbedaan antara satu sama lain.

Memo Resmi

Seperti namanya, memo resmi digunakan untuk segala keperluan yang bersifat resmi. Oleh karena itu memo resmi hanya digunakan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi atau perusahaan. Dan memo resmi hanya dapat ditujukan kepada seseorang yang terikat dengan sebuah organisasi atau lembaga tertentu.

Dengan kata lain jenis memo yang satu ini tidak boleh digunakan untuk keperluan pribadi pembuatanya. Selain itu, memo resmi juga tidak dapat digunakan sebagai sarana surat menyurat antara satu lembaga dengan lembaga lain.

Memo resmi sering digunakan oleh seorang yang memiliki pangkat/ kedudukan tinggi dalam sebuar lembaga atau organisasi. Yang ditujukan kepada seorang yang memiliki pangkat dibawahnya dengan beberapa maksud. Atau bisa juga ditujukan kepada seorang yang memiliki pangkat sama dengannya.

Karena bersifat resmi, dalam membuat memo jenis ini seseorang harus memperhatikan bahasa penyampaian. Walaupun ditujukan kepada bawahannya, seorang tetap harus menggunakan bahasa yang sopan. Dengan maksud penerima memo tersebut tidak tersinggung dengan kata-kata dalam memo tersebut.

Memo Tidak Resmi / Pribadi

Berbeda dengan memo resmi, memo tidak resmi hanya sebuah memo yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Entah ditujukan kepada teman, saudara atau keluarga, memo ini tidak menyangkut sebuah lembaga atau organisasi manapun.

Karena tidak bersifat resmi penulisan memo pribadi tidak sama dengan memo resmi. Memo tidak resmi dapat dituliskan dengan menggunakan bahasa sehari-hari. Walaupun begitu penulis harus tau diri, dan menggunakan kalimat dan bahasa yang sopan.

Fungsi Memo

Fungsi memo yaitu di gunakan untuk mengingatkan, menegaskan tentang suatu hal maupun urusan. Adapun isi dari memo berupa permintaan, instruksi, pemberitahuan, saran, pesan dan tugas-tugas tertentu.

Tujuan Memo

Tujuan memo ialah untuk meminta atau memberikan informasi atau petunjuk kepada seseorang yang berkompeten.

Struktur Memo

Memo terdiri dari beberapa bagian “struktur” memo antara lain sebagai berikut:

Kepala Memo
Kepala memo terdiri dari: Kop memo “memo resmi”, nama pengirim dan nama penerima.
Badan Memo
Badan memo terdiri dari sisi memo.
Kaki Memo
Kaki memo terdiri dari: tanda tangan dan nama jelas si pembuat memo.

Ciri-Ciri Memo

Memo memiliki beberapa ciri, berikut ialah ciri-ciri memo yaitu:

Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud.
Hendaklah lengkap dengan nomor rujukan, tarikh, perkara, tanda tangan dan dsb.
Secara umum, ciri yang ada dalam penulisan surat resmi juga boleh diaplikasikan dalam penulisan memo.
Ia berbeda dengan surat resmi karena berbentuk tidak terlalu formal, lebih ringkas dan mempunyai catatan salinan kepada.
Memo juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat resmi.
Memo boleh ditulis dalam bentuk orang dan boleh juga dalam bentuk surat. Tergantung pada institut/jabatan tersebut menentukan format memo, biasanya berupa perintah dari atasa kepada bawahannya.

Bagian-bagian Memo

Seperti halnya surat, dalam menuliskan sebuah memo seseorang harus menyertakan beberapa bagian memo. Karena apabila salah satu bagian saja tidak terdapat dalam memo tersebut. Maka memo tersebut tidak dapat dikatakan sebuah memo, bisa dikatakan memo tersebut tidak sempurna.

Bagian Kepala

Bagian memo yang pertama adalah kepala memo, bagian ini terdiri dari beberapa unsur. Yang pertama adalah bagian kop memo, tetapi penggunaan kop memo hanya untuk memo yang bersifat resmi. Untuk menyusun sebuah memo yang bersifat pribadi seseorang tidak perlu menyertakan unsur ini.

Kop memo bertujuan untuk menegaskan, bahwa memo tersebut benar-benar dikeluarkan dari lembaga yang terkait. Untuk meyakinkan penerima, bagian kop memo biasanya terdiri dari nama dan alamat lembaga yang bersangkutan.

Unsur kepala memo yang kedua adalah tulisan memo yang berada ditengah-tengan memo, tepat dibawah kop memo. Biasanya tulisan memo dituliskan centering atau rata tengah dan memiliki ukuran lebih besar dari huruf lainnya. Serta dituliskan dengan huruf kapital dan dipertebal.

Unsur kepala memo yang terakhir adalah nama pengirim dan nama penerima. Bagian ini terletak pada bagian atas kiri, tepat dibawah tulisan memo. Dan bagian ini harus dituliskan dalam setiap memo entah memo resmi atau memo tidak resmi.

Bagian Isi

Bagian memo yang selanjutnya adalah bagian isi atau badan memo. Badan memo merupakan bagian yang paling penting dalam memo. Karena pada bagian inilah seorang penulis mengutarakan maksud dari memo tersebut.

Dalam menuliskan maksud dan tujuan dalam sebuah memo. Penulis tidak perlu berbelit-belit dalam menyampaikan isi tersebut. Dan sebaiknya langsung kepada maksud dan tujuan memo tersebut dibuat. Walaupun ditulis dengan singkat, informasi yang dituliskan harus jelas dan lengkap.

Bagian Penutup

Bagian yang terakhir adalah bagian penutup atau bisa juga disebut dengan kaki memo. Seperti halnya kepala memo, kaki memo terdiri dari beberapa unsur. Seperti halnya tanggal pembuatan, tanda tangann dan nama terang orang yang membuat.

Seperti halnya surat resmi, penulisan tanggal pembuatan dan tanda tangan dapat diletakkan pada bagian kiri atau kanan bawah. Tergantung keinginan penulis ingin menempatkan di kiri atau di kanan.

Contoh Memo Resmi Sekolah

SMP NURUL IMAN SURABAYA

Jl. Sumpah Pemuda No. 95 Tanjung karang Surabaya

Telp. (021) 45749239

MEMO

Dari : Kepala SMP Nurul Iman Surabaya

Untuk : Dewan Panitia Study Tour

Segera siapkan laporan hasil pengumpulan suara tentang tujuan study tour siswa kelas VIII yang akan dilaksanakan bulan depan. Akan saya pertimbangkan apakah tujuan tersebut sesuai dengan kebutuhan anak-anak atau tidak. Sekian terima kasih.

Surabaya, 21 November 2017

Kepala Sekolah

Ahmad Khoiruddin

Contoh Memo Perusahaan

PT. MEKAR SARI

Jl. Mawar No. 57 Bantul, Yogyakarta

Telp. (021) 45738945 Email : [email protected]

MEMO

Dari: Manager keuangan

Kepada: Bagian Keuangan unit 1

Tolong siapkan data-data dan laporan yang berkaitan dengan keuangan tahun ini, termasuk pengeluaran untuk bulan ini. Mohon dilakukan dengan cepat karena hal tersebut akan menjadi salah satu bahan evaluasi pada rapat rutin kita pada tanggal 3 Maret 2017. Sekian terimakasih.

Yogyakarta, 27 Febuari 2017

Manager Keuangan

Farel Anoei

Contoh Memo Pribadi

Dari : Randi

Kepada : Dimas

Jangan lupa kalo maen kerumahku bawan makanan pesenanku ya. Kemarin mau beli di daerah deket rumahmu. eh malah tokonya tutup terpaksa pulang tanpa ada hasil nanti uangnya aku ganti deh terus ada bonusnya juga. Minta tolong ya dim ini aku udah pengen banget makan cemilan itu.

Semarang, 13 Maret 2017

Sahabatmu

Randi

Contoh Memo dalam Bahasa Inggris

MEMORANDUM

To : The Marketing Manager

From : Keenza Abriella, General Manager

Date : August 17^th, 2016

Subject : Carelessness of Marketing Officers

This is to inform you that the rate of sale of our products has decreased tremendously because of the negligence of the Marketing Officers. In these circumstances, you are assigned to take all necessary actions regarding the issue.

Contoh Memo Pengambilan Barang

Kepada Yth.

TK.JATI JAYA

Di Tempat

Dengan hormat,

Bersama ini kami dari PT SUMBER SETIA BAJA memberitahukan bahwa karyawan kami ditugaskan untuk pengambilan barang di TK. JATI JAYA, sebagai berikut :

Nama : SJAFWAN

Jabatan : Driver

No Mobil : B 9617 PX

Item : 1. Thin Bed LM 306 = 124 sak

Dari surat jalan 1712-01501 Tanggal 20/12/2017 dikirim 200sak akan ada pengambilan barang(penarikan) sejumlah 124sak dan akan diterima 76sak .

Demikian surat pengantar ini saya buat untuk kepentingan bersama, dan dapat dipergunakan dengan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan waktunya kami ucapkan terima kasih.

Tangerang , 16 Januari 2018

Hormat kami, Mengetahui,

Erni S Sjafwan ………………….

Supervisor Supir Tk. Jati Jaya

Contoh Memo Internal Perusahaan

PT. PERTAMAX SUMATRA

Jl. Kebangsaan TImur No. 04, Sumatra

MEMO

Sumatra, 25 Desember 2017

Kepada : Seluruh Karyawan PT. Pertamax Sumatra

Dengan hormat,

Diberitahukan kepada seluruh karyawan PT. Pertamax Sumatra, bahwa :

Karyawan wajib mengambil form di ruang sekretaris untuk mengisi form permohonan cuti.
Karyawan yang sudah menjalani waktu cuti diwajibkan kembali bekerja dengan tepat waktu. Lakukan sesuai dengan apa yang sudah tercantum pada form cuti.
Apabila karyawan yang sudah selesai menjalani waktu cuti, tetapi sedang sakit maka karyawan diwajibkan memberikan surat keterangan sakit dari dokter. Jika karyawan tidak memberikan surat keterangan sakit, maka dianggap alpa.
Permohonan cuti wajib disampaikan atau diserahkan seminggu sebelum kerja aktif kembali.
Diwajibkan melapor karyawan yang sudah selesai mengambil cuti untuk terlebih dahulu ke HR Departement sebelum bekerja kembali.

Demikian pemberitahuan ini disampaikan agar bisa dilaksanakan dengan sebaiknya.

Manager

Agus Firmansyah

Contoh Memo Organisasi

Organisasi Siswa Intra Sekolah

Man 02 Semarang

Jalan Ahmad Djunaidi KM. 1,5 Strat IV, Madiun

MEMO

Dari : Ketua OSIS

Kepada : Ketua Bidang HUMAS

Tolong segera buatkan proposal yang akan diajukan kepada PT. Djarum Kota Malang untuk pencarian dana dalam acara event Pentas Seni Sekolah. Sekian dan Terima kasih.

Madiun, 25 Desember 2016

Ketua OSIS

Muhammad Luqman Hakim